붙임3		개인정보파일 일제 정비 매뉴얼

<< 사용자 등록 및 승인 >>

가) 사용자 등록

○ 안전행정부 개인정보보호종합지원시스템(http://intra.privacy.go.kr)에 접속하면「로그인」화면이 나타납니다.

[그림 1-1] 로그인 화면

○ 화면에 있는  버튼을 클릭하면  「인증서 선택 및 암호입력」 화면이 나타납니다. 인증에 사용할 인증서의 위치를 선택한 후 비밀번호를 입력하면 인증절차가 완료됩니다.

[그림 1-2] 공인인증서 선택

[주의사항]

※ GPKI/EPKI나 범용NPKI를 보유하지 않은 사용자께서는 공인인증서 발급 후 사용하여 주시기 바랍니다.

○ 인증이 완료되면「담당자 등록」화면으로 이동됩니다.

[그림 1-3-2] 담당자 등록

○ 위 화면에서 사용자의 기관을 선택 후 해당되는 역할을 선택하면 세부정보를 입력하게 됩니다.

[참고사항]

※ ‘소속 기관명’ 이나 ‘상위기관’ 입력은「담당자 등록」화면의  버튼을

클릭해서 아래 팝업창을 띄웁니다.

[그림 1-4] 기관 검색

위 팝업창에서 기관명을 입력하고 검색 후 기관을 선택합니다.

○ 개인정보관리책임관(CPO) 및 개인정보보호담당자는 승인을 받을 상위기관을 지정하고 직급, 휴대폰, e-mail 등 상세정보를 입력합니다.

○ 개인정보취급자는 소속기관의 개인정보관리책임관(CPO) 및 개인정보보호담당자로부터 승인을 받습니다.

[그림 1-5] CPO 및 담당자 상세정보 입력

[주의사항]

※ 상위기관은 개인정보보호 관련 업무내용을 직접 보고하는 기관을 선택합니다.

대상	상위기관
초․중학교	교육지원청
시․도교육청 산하기관, 고등학교	시․도교육청
교육부 소속․산하기관, 시․도교육청, 대학교	교육부

※ 기관을 잘못 선택할 경우, 사용자 승인 및 시스템 사용이 불가능합니다.

이 경우 승인완료 전까지는 입력하신 정보를 수정하실 수 있습니다.

※ 승인이 완료되기 전에는 시스템에 로그인이 가능하지 않습니다.
승인완료 전 로그인을 할 경우 아래와 같은 경고문이 노출 후 입력한 정보를 수정할 수 있습니다.

[그림 1-6] 미등록 사용자 경고메세지

※ 기관의 개인정보관리책임관(CPO)나 개인정보보호담당자중 최소 1명의 승인이 완료되어야 개인정보취급자의 승인 및 로그인이 가능합니다.

※ 상위기관을 지정할 때, 최상위 기관이나 다른 기관을 지정하지 않도록 주의합니다.
잘못 지정할 경우 승인이 반려되거나 취소되며 이 경우 사용자 등록절차를 다시 처음부터 시도해야 합니다.

○ 상세정보를 모두 입력하면  버튼을 클릭하여 승인을 요청합니다.

나) 변경

기관의 시스템 사용자가 변경되었을 경우에는 신규 등록과 동일하게 사용자 등록 후 상위기관 승인을 받아 로그인이 가능합니다.

다) 승인

① 사용자 등록신청 현황

○ 하위기관에서 접수된 승인요청은 로그인후 메인화면의 「사용자 등록관리」에서 확인이 가능합니다.

[그림 1-7] 사용자 등록관리

○ 하위기관의 신청내역을 확인한 후, 기관분류를 선택하고 모두 정확할 경우, 승인합니다.

○ 해당 신청건을 체크하고  버튼을 클릭하면 신청건이 승인됩니다.

○ 승인이 완료되면 신청자에게 메일 및 SMS 로 통지가 됩니다.

○ 승인이 완료된 신청자는 개인정보종합지원시스템에 접속 및 사용이 가능합니다.

○ 내용이 부정확하거나 다를 경우,  버튼을 클릭하면 아래와 같은 반려사유 팝업이 노출됩니다.

[그림 1-8] 반려사유 작성팝업

○ 반려 사유를 작성하고  버튼을 클릭하면 신청이 반려되고 신청자에게 반려 사유가 메일 및 SMS로 전달됩니다.

[참고사항]

개인정보종합지원시스템의 기관분류는 다음과 같이 구성되어 있습니다.

※ 대분류 : 국가행정기관 / 지방자치단체 / 교육기관

※ 중분류 : 국가행정 / 시도 / 시군구 / 교육청 / 각급학교 / 기타

※ 소분류 : 본부 / 소속기관 / 공사․공단 / 시도교육청 / 교육지원청 / 본교 / 기타

② 사용자 등록 현황

○ 「사용자 등록 현황」에서는 당해 기관의 하위기관 담당자 승인내역을 확인하고 잘못 승인된 내역을 취소할 수 있습니다. 또한 역할을 수정할 수 있습니다.

[그림 1-9] 사용자 등록현황

○ 잘못 승인된 내역은 해당 건을 체크한 후,  버튼을 클릭하면 승인취소가 가능합니다.

③ 하위기관 현황

○ 「하위기관 현황」에서는 당해 기관의 하위기관 등록내역을 확인하고 관리할 수 있습니다.

[그림 1-10] 하위기관 현황

○ 잘못된 기관을 체크한 후, 기관분류를 선택하고  버튼을 클릭하면 기관 분류가 수정됩니다.

[참고사항]

※ ‘소속기관명’ 이나 ‘상위기관’ 입력은  버튼을 클릭해서 아래 팝업창을 띄웁니다.

※ 위 팝업창에서 기관명을 입력하고 기관을 선택합니다.

라) 로그인

○ 담당자 등록 후 승인이 완료되면 시스템 로그인이 가능합니다.

[그림 1-12] 로그인 화면

○ 「로그인」화면에서  버튼을 클릭하면「인증서 선택 및 암호입력」화면이 나타납니다.

[그림 1-13] 공인인증서선택

○ 위 화면에서 사용자의 GPKI / EPKI / 범용NPKI인증서로 본인인증 절차를 수행합니다.

○ 인증에 사용할 인증서의 위치를 선택한 후 비밀번호를 입력하면 인증절차가 완료됩니다.

마) 정보수정

○ 마이페이지에서는 개인정보 수정 및 탈퇴가 가능합니다.

[그림 1-15] 본인확인

○ 개인정보보호를 위해 로그인했던 공인인증서로 본인확인을 거쳐야만 개인정보 열람 및 수정이 가능합니다.

[그림 1-16] 정보수정

○ 본인인증을 완료하면 본인정보 열람 및 수정이 가능합니다.

바) 탈퇴

○ 개인정보보호를 위해 로그인했던 공인인증서로 본인확인을 거쳐야만 탈퇴가 가능합니다.

[그림 1-17] 본인확인

○ 본인인증을 완료하면 탈퇴가 가능합니다.

[그림 1-18] 탈퇴

<< 개인정보파일 등록 >>

가) 신규생성된 개인정보파일 등록

○ ‘개인정보파일 관리’ 메뉴를 클릭합니다.

[그림 2-1] 개인정보파일 관리 클릭

○ ‘신규등록’ 메뉴를 클릭합니다.

[그림 2-2] 개인정보파일 관리 클릭

○ 교육청, 초․중․고, 대학에서 사용하는 개인정보파일일 경우, ‘공통파일목록에서 검색'을 클릭합니다.

[그림 2-3] 공통파일목록에서 검색 클릭

○ 목록에서 등록할 파일은 선택하고 ‘선택’버튼을 클릭합니다.

[그림 2-4] 표준파일 목록 팝업

○ 해당 표준파일의 입력된 항목이 등록화면 의 항목에 나타납니다. 표준파일에 해당되지 않는 파일의 경우, 항목을 직접 입력합니다.

[그림 2-5] 선택 후 항목 입력

○ ‘등록’ 버튼을 클릭하여 파일 등록을 완료합니다.

[그림 2-6] 파일 등록 완료

나) 등록된 파일의 변경

○ 개인정보파일 등록 > 변경을 클릭합니다.

[그림 2-7] 변경 클릭

○ 변경할 파일의 '변경'버튼을 클릭합니다.

[그림 2-8] 변경 버튼 클릭

○ 수정할 내용을 입력하고 ‘변경’ 버튼을 클릭하면 변경이 완료됩니다.

[그림 2-9] 변경 버튼 클릭

다) 등록된 파일의 파기

○ 개인정보파일 등록 > 파기를 클릭합니다.

[그림 2-10] 파일 파기

○ '파기'버튼을 클릭 후 파기사유를 입력하고 ‘변경’ 버튼을 클릭하면 완료됩니다.

[그림 2-11] 파기사유 입력

라) 입력항목별 상세설명

1) 업무분야 : 등록하는 개인정보파일대장의 카테고리를 선택합니다.(필수) 목록에 해당분야가 없을 경우, 기타를 선택합니다.

2) 부서명 : 작성자의 소속 부서를 작성합니다.(필수)

3) 파일명 : 등록하는 개인정보파일대장의 파일명을 작성합니다.(필수)

4) 보유목적 : 개인정보파일의 보유목적을 작성합니다.(필수)

5) 보유근거 : 개인정보파일의 보유근거(관련 법령 및 규정)를 작성합니다.(필수)
※10번 항목의 보유기간에 대한 근거도 포함하여 입력

6) 수집방법 : 개인정보파일에서 개인정보를 수집하는 방법을 선택합니다.(필수)
중복 선택이 가능하며 기타의 방법은 직접 작성합니다.

7) 대상개인범위 : 해당 개인정보파일에서 처리하는 범위를 작성합니다.(필수)

8) 대상인원수 : 개인정보파일의 인원수(레코드수)를 작성합니다.(필수)
숫자로 입력하며 정확한 수치를 모를 경우, 근사값으로 작성합니다.

9) 변경구분 : 대상인원수의 변동이 있을 경우, 그 이유를 선택합니다.(필수)
최초 등록 시에는 표시되지 않으며 인원수가 변경될 때마다 선택합니다.

10) 보유기간 : 개인정보파일의 보유기간을 선택합니다.(필수)
별도규정 및 기타를 선택하면 보유기간을 년/월/일 중 선택 후 입력합니다.

11) 기록항목 : 개인정보파일에서 수집하는 개인정보 항목을 모두 작성합니다.(필수)

12) 기록항목수 : 11항의 항목수를 숫자로 입력합니다.(필수)

13) 접근방법 : 개인정보파일에 접근하는 범위를 선택합니다.(필수)

14) 공동사용부서 : 공동으로 개인정보파일을 사용하는 부서를 작성합니다.
13항에서 일부관련부서 및 기타를 선택 시 필수입니다.

15) 열람예정일 : 개인정보파일의 열람예정일을 선택합니다.(필수)
특정 열람기간 있음을 선택 시 기간설정은 필수입니다.

16) 열람청구부서 및 주소 : 개인정보파일을 열람할 수 있는 기관주소를 작성합니다.(필수)

17) 열람제한 : 열람제한이 있는 항목을 작성합니다.(필수)
기본 값은 없음이며 제한항목이 있을 경우, 사유를 작성합니다.

18) 이용제공 기관명 : 개인정보파일을 이용제공하는 기관명을 작성합니다.(필수)
기본 값은 없음이며 제한항목이 있을 경우, 기관명을 작성합니다.

19) 이용제공 근거/항목 : 18항에서 기관명을 작성한 경우, 근거와 항목을 작성합니다.